Tentang Politeknik Negeri Jakarta

POLITEKNIK NEGERI JAKARTA (PNJ) yang dahulu bernama Politeknik Universitas Indonesia/Fakultas Non-Gelar Teknologi (FNgT) berubah nama berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 207/O/1998. PNJ merupakan institusi pendidikan tinggi otonom yang mempunyai tujuh Jurusan dan 36 Program Studi yang mempunyai jenjang D-3 (Ahli Madya-A.Md.), Sarjana Terapan (S.Tr.) dan Magister Terapan (M.Tr.).

Hingga saat ini, PNJ telah meluluskan 35.934 orang, terdiri dari 22.764 lulusan bidang rekayasa dan 13.170 lulusan bidang tata niaga. Para lulusan PNJ, sebagian besar bekerja di perusahaan nasional dan multinasional, ada juga yang bekerja sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS), dan sebagian kecil menjadi wiraswastawan. Selain itu, para alumni ini diberikan uji pada bidangnya masing-masing sehingga para alumni tersebut kompeten dan dapat mengisi posisi profesional. Sebagian besar bekerja sebagai wiraswastawan, Pegawai Negeri Sipil, maupun pada perusahaan nasional, atau multinasional. Lulusan program D-3 mengisi bidang pekerjaan sebagai teknisi senior yang mampu mengatasi masalah-masalah teknis dibidangnya sedangkan lulusan program Sarjana Terapan mengisi posisi profesional di perusahaan.

Seiring dengan era globalisasi dan tuntutan industri yang lebih kompetitif, PNJ membekali mahasiswa dengan pengetahuan dan keahlian yang seimbang. Keseimbangan dapat terlihat dari kurikulum dengan rasio 40% teori dan rasio praktek 60 %. Selain itu, karena perubahan paradigma, mahasiswa dibekali dengan mata kuliah kewirausahaan dan penjaminan mutu (quality management) untuk lebih kreatif dan inovatif.


Tentang Layanan Publik PNJ

Untuk memberikan pelayanan yang lebih baik dan maksimal, Politeknik Negeri Jakarta hadir dalam bentuk dan fomat yang lebih memudahkan para pelanggan dalam pelayanan informasi publik dan juga untuk selalu menjaga kualitas pelayanan publik PNJ selalu meminta para pelanggan memberikan saran atau masukan.

Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik yaitu setiap institusi penyelenggara Negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan undang-undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik. Kegitan tersebut dilaksanakan oleh pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan publik.

Dalam pelaksanaan pelayanan publik harus berdasarkan standar pelayanan sebagai tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Pelayanan publik diatur dalam Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, pengaturan ini dimaksudan untuk memberikan kepastian hukum dalam hubungan antara masyarakat dan penyelenggara dalam pelayanan publik. Selain itu, pengaturan mengenai pelayanan publik bertujuan agar terwujudnya batasan dan hubungan yang jelas tentang hak, tanggung jawab, kewajiban, dan kewenangan seluruh pihak yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan publik; agar terwujudnya sistem penyelenggaraan pelayanan publik yang layak sesuai dengan asas-asas umum pemerintahan dan korporasi yang baik; agar terpenuhinya penyelenggaraan pelayanan publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan; dan agar terwujudnya perlindungan dan kepastian hukum bagi masyarakat dalam penyelengaaran pelayanan publik.

Ruang lingkup pelayanan publik meliputi pelayanan barang publik dan jasa publik serta pelayanan administratif yang diatur dalam perundang-undangan. Untuk menjamin kelancaran penyelenggaraan pelayanan publik diperlukan Pembina dan penanggung jawab. Pembina tersebut terdiri atas pimpinan lembaga Negara, pimpinan kementerian, pimpinan lembaga pemerintah non kementerian, pimpinan lembaga komisi Negara atau yang sejenis, dan pimpinan lembaga lainnya; gubernur pada tingkat provinsi; bupati pada tingkat kabupaten; dan walikota pada tingkat kota. Para Pembina tersebut mempunyai tugas melakukan pembinaan, pengawasan, dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas dari penanggung jawab. Sedangkan penanggung jawab adalah pimpinan kesekretariatan lembaga atau pejabat yang ditunjuk Pembina. Penanggung jawab mempunyai tugas untuk mengkoordinasikan kelancaran penyelenggaraan pelayanan publik sesuai dengan standar pelayanan pada setiap satuan kerja; melakukan evaluasi penyelenggaraan pelayanan publik; dan melaporkan kepada Pembina pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan publik di seluruh satuan kerja unit pelayanan publik.

Penyelenggaraan pelayanan publik meliputi pelaksanaan pelayanan; pengelolaan pengaduan masyarakat; pengelolaan informasi; pengawasan internal; penyuluhan kepada masyarakat; dan pelayanan konsultasi. Apabila terdapat ketidakmampuan, pelanggaran dan kegagalan penyelenggaraan pelayanan yang bertanggung jawab adalah penyelenggara dan seluruh bagian organisasi penyelenggaran. Dalam rangka mempermudah penyelenggaraan berbagai bentuk pelayanan publik, dapat dilakukan penyelenggaraan sistem pelayan terpadu. Selain itu, dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan, dapat dilakukan kerja sama antar penyelenggara meliputi kegiatan yang berkaitan dengan teknis operasional pelayanan dan/atau pendukung pelayanan. Dalam hal penyelenggara yang memiliki lingkup kewenangan dan tugas pelayanan publik tidak dapat dilakukan sendiri karena keterbatasan sumber daya dan/atau dalam keadaan darurat, penyelenggara dapat meminta bantuan kepada penyelenggara lain yang mempunyai kapasitas memadai. Dalam keadaan darurat, permintaan penyelenggara lain wajib dipenuhi oleh penyelenggara pemberi bantuan sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi penyelenggara yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Penyelenggara dapat melakukan kerja sama dengan pihak lain dalam bentuk penyerahan sebagian tugas penyelenggaraan pelayanan publik kepada pihak lain dengan ketentuan perjanjian kerja sama tersebut dituangkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan dalam pelaksanaannya didasarkan pada standar pelayanan; penyelenggara berkewajiban untuk memberikan informasi terkait perjanjian kerja sama tersebut kepada masyarakat; tanggung jawab pelaksanaan kerja sama berada pada penerima kerja sama sedangkan tanggung jawab penyelenggaraan secara menyeluruh berada pada penyelenggara; informasi terkait identitas pihak lain dan identitas penyelenggara sebagai penanggung jawab kegiatan harus dicantumkan oleh penyelenggara pada tempat yang jelas dan mudah diketahui oleh masyarakat; dan penyelenggara dan pihak lain mempunyai kewajiban untuk mencantumkan alamat tempat mengadu dan sarana untuk menampung keluhan masyarakat yang mudah diakses, antara lain telepon, pesan layanan singkat, laman, e-mail, dan kotak pengaduan. Pihak lain yang dimaksud dalam hal ini wajib berbadan hukum Indonesia sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Kerja sama yang diselenggarakan tidak menambah beban bagi masyarakat serta dalam rangka untuk menyelenggarakan pelayanan publik.

Dalam penyelenggaraan pelayanan publik, standar pelayanan wajib disusun oleh penyelenggara dengan memperhatikan kemampuan penyelenggara, kebutuhan masyarakat, dan kondisi lingkungan. Dalam penyusunan tersebut wajib mengikutsertakan masyarakat dan pihak terkait. Standar pelayanan meliputi dasar hukum; persyaratan; sistem, mekanisme, dan prosedur; jangka waktu penyelesaian; biaya/tariff; produk pelayanan; sarana, prasarana, dan/atau fasilitas; kompetensi pelaksana; pengawasan internal; penanganan pengaduan, saran, dan masukan; jumlah pelaksana; jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan standar pelayanan; jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu-raguan; dan evaluasi kinerja pelaksana.

Dengan menerapkan standar pelayanan publik dengan baik, diharapkan penyelenggaraan pelayanan publik dapat menghasilkan kepuasaan masyarakat sebagai pihak yang menerima pelayanan. Dalam penyelenggaraan pelayanan publik, penyelenggara dituntut untuk menerapkan prisnsip efektif, efisien, inovasi dan komitmen mutu. Karena orientasi dari pelayanan publik adalah kepuasan masyarakat, masyarakat mendapatkan pelayanan sesuai dengan apa yang diharapkan atau bahkan melebihi dari harapan masyarakat.

Tentang Humas PNJ

Politeknik Negeri Jakarta di Bagian Hubungan  Masyarakat (Humas) memegang peranan penting dalam mempromosikan institusi kepada masyarakat di dalam maupun di luar negeri, dengan mengikuti perkembangan era digital serta mendukung tujuan Politeknik Negeri Jakarta untuk berdaya saing Internasional.


Melalui berbagai media yang dimilikinya seperti majalah, website, media sosial dan Youtube. Humas PNJ berusaha selalu memanjakan masyarakat, civitas akademika dan mahasiswa PNJ dengan berbagai informasi yang mereka butuhkan.


Secara berkala, Humas melakukan riset, observasi dan analisis untuk menyusun strategi-strategi unggulan dalam menjaring lebih banyak mahasiswa yang berkampus di PNJ. Diharapkan dengan berbagai peran HumasIn ini, dapat mengangkat citra PNJ untuk menjadi salah satu perguruan tinggi favorit di Indonesia. 


Humas berupaya mewujudkan visi Politeknik Negeri Jakarta untuk berdaya saing internasional menjadi lebih terintegrasi. Seperti fungsinya sebagai pintu gerbang institusi dalam melayani masyarakat. Melalui keberadaan Humas, dapat meningkatkan jumlah calon mahasiswa yang akan berkuliah di PNJ.


Bagian Humas PNJ sebagai garda depan institusi, mempunyai tugas bukan hanya mempromosikan institusi. Tetapi juga sebagai pusat informasi, yang dibutuhkan civitas akademika dan mahasiswa maupun masyarakat luas. Kemajuan Humas mewujud, ketika segala bentuk informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat dapat dipublikasikan melalui berbagai media. Terlebih dengan adanya seluruh civitas akademika dalam distribusi informasi terkini kepada masyarakat luas.


Tugas dan Fungsi Humas :

Hubungan Masyarakat Politeknik Negeri Jakarta memiliki tugas pokok dan fungsi untuk menunjang kelancaran kinerja yang sudah ditetapkan oleh Direktur melalui Surat Keputusan Direktur Nomor 1191/PL3/HK.03/2020 tentang Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Unit Hubungan Masyarakat Politeknik Negeri Jakarta, yakni:

●      Unit Hubungan Masyarakat berfungsi sebagai pengelola dan pelaksana layanan informasi publik dan membina hubungan dengan stakeholder.

●      Unit Hubungan Masyarakat dipimpin oleh seorang Koordinator yang dibantu oleh 5 orang staf, bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Bidang 2


Kewenangan Humas :

a.    Melayani front desk dan menjawab/menyalurkan telepon masuk

b.    Memberikan pelayanan informasi bagi Sivitas Akademika, mahasiswa maupun masyarakat

c.    Memonitor, menanggapi dan memberi jawaban atas masukan di Warta Politeknik, Website PNJ, dan Media Sosial PNJ (Telegram, Instagram, Fanpage Facebook, Youtube, Twitter, dan Tiktok)

d. Mengumpulkan informasi dan tulisan dari jurusan, unit, bagian dan mahasiswa, penulis luar maupun pihak-pihak terkait untuk Warta Politeknik, Website dan Media Sosial

e.   Menyiapkan, menyeleksi, menyunting informasi serta meng-update konten Warta Politeknik, Website dan Media Sosial


 

2.  Mempromosikan program dan kegiatan yang dilaksanakan PNJ dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, baik ke tingkat nasional maupun internasional;

a. Meliput dan mendokumentasikan kegiatan di PNJ oleh perwakilan Jurusan dan Tim Humas

b.   Membuat sarana publikasi dan promosi, baik media, video profil PNJ, kalender, buku agenda dan lain-lain, secara rutin dan berkala

c. Membuat spanduk maupun media luar ruang lainnya (termasuk dalam format digital) untuk kepentingan PNJ

d.   Membuat merchandise untuk keperluan promosi PNJ

e. Mengurus permintaan merchandise dari Pimpinan, Jurusan, Unit, dan Bagian

f. Membuat, mendukung dan/atau berpartisipasi pada kegiatan yang bersifat branding, publikasi dan promosi secara kerjasama dengan Jurusan, Program Studi, Unit, Bagian, Mahasiswa di area lingkungan PNJ maupun luar PNJ

g. Menyampaikan informasi ke media atau mengundang wartawan untuk peliputan kegiatan di PNJ (bila diperlukan)

h.   Mengurus sarana informasi dan promosi melalui akun media sosial, seperti Channel Telegram, Instagram, Twitter, Fanpage Facebook, Whatsapp, Youtube, dll.

i. Beriklan dan mempromosikan PNJ melalui media massa, baik cetak, elektronik dan online, dan media sosial pada setiap kesempatan yang memungkinkan

j. Menggerakkan dan mendukung setiap tindakan promosi dan publikasi positif untuk kepentingan PNJ, yang dilakukan Sivitas Akademika

k.   Membentuk perwakilan Humas di Jurusan untuk kegiatan Jurusan terkait kegiatan dan media Kehumasan


 

 3. Membina hubungan yang harmonis dengan stakeholder;

a. Menjadi salah satu inisiator dalam menjalin kerjasama dengan mitra IDUKA (Industri Dunia Usaha dan Dunia Kerja) untuk kepentingan PNJ

b.   Menjaga hubungan baik dengan mitra IDUKA baik dalam bentuk komunikasi maupun kegiatan untuk kepentingan PNJ

c. Menjalin jejaring dengan media, baik cetak, online, radio dan televisi

d.   Menjalin jejaring dengan instansi lain untuk kebutuhan informasi dan promosi PNJ

e.   Mengadakan maupun mengikuti acara maupun kegiatan yang dapat menjaring kerjasama dengan berbagai pihak lain untuk kepentingan PNJ

f.   Mengusulkan dan menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai pihak lain, melalui kegiatan dan program yang memungkinkan untuk kepentingan PNJ

g.   Mengadakan maupun mengikuti kegiatan dan program bersama secara temporer maupun rutin dan berkala dengan berbagai pihak lain yang saling menguntungkan

h.  Mengikuti dan berkontribusi dalam acara maupun kegiatan perkumpulan, asosiasi, industri atau instansi pemerintahan

i.     Memelihara hubungan kerjasama melalui kegiatan kehumasan

j.    Menyiapkan media massa dan buku bacaan untuk ruang tunggu di lantai 1 Gedung Direktorat PNJ 



4.   Mengelola dan mengupdate konten website PNJ;

a.    Koordinasi isi (artikel, pengumuman, peraturan, dll) dengan Koordinator Web dan perwakilan Humas di Jurusan, maupun bagian lain yang terkait

b.   Koordinasi data dengan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan maupun Bagian Administrasi Umum dan Keuangan serta pihak terkait lainnya

c.    Koordinasi teknis dan sistem untuk penayangannya dengan Subbag Data dan Sistem Informasi

d.   Menyeleksi dan menyunting informasi yang akan ditayangkan di Web PNJ

e.    Memonitor, menanggapi dan memberi jawaban atas masukan di Web PNJ

f.     Meng-update konten Web PNJ secara berkala



5.  Mengelola warta PNJ (cetak dan online);

a.    Koordinasi rencana isi dengan perwakilan Humas di Jurusan dan pihak terkait

b.   Menyiapkan isi dengan mengumpulkan informasi dan tulisan dari jurusan, unit, bagian dan mahasiswa, penulis luar maupun pihak-pihak terkait

c.    Menyeleksi dan menyunting informasi yang akan diterbitkan di Warta

d.   Mendesain Warta, termasuk membuat tampilan Warta secara online

e.    Menyiapkan artikel Warta dalam Bahasa Inggris

f.     Mencari iklan yang terkait dengan keberadaan dan kegiatan PNJ

g.    Mempublikasikan Warta PNJ secara online di web PNJ



6.   Membentuk, membina, dan mengelola Tim Protokoler

Susunan Tim Protokoler dibuatkan dalam lembaran terpisah sebagai Surat Keputusan Direktur tersendiri, di bawah koordinasi Unit Humas dan Internasional serta Kepala Bagian Umum yang meliputi semua bagian dan peran serta Jurusan, Unit dan mahasiswa.


Struktur Organisasi Humas PNJ 

 Struktur Organisasi Unit beserta Tupoksinya :


Hubungan  Masyarakat (Humas) saat ini terdiri atas Koordinator dan dibantu Lima Staf Administrasi dengan tanggungjawab tugas yang berbeda-beda.

Humas Politeknik Negeri Jakarta terdiri dari :

Koordinator Humas :   Andhika Rizkyansah

Staf Humas :


Berdasarkan Tupoksi, uraian tugas dan struktur organisasi Humas saat ini maka peta jabatan Humas PNJ adalah sebagai berikut:

 

1. Koordinator Humas


2. Staf Administrasi Kesekretariatan Humas


3. Staf Adm teknis Humas Media Sosial/Foto/Videografer


4. Staf Desain Grafis / Videografer / Konten Kreator


5. Staf Videografer / Konten Kreator


6. Front Office


Staf Humas.pptx